Kopieermachine huren of kopen?

Moet ik een kopieerapparaat huren of kopen? Een vraag die door veel bedrijven gesteld wordt bij de aanschaf van een nieuwe kopieermachine. Op korte termijn ligt huren vaak voor de hand, maar wat is er beter op de langere termijn?

Het is allereerst belangrijk om te bepalen of u de kopieermachine slechts voor een korte periode gaat gebruiken of voor een lange termijn structureel nodig heeft binnen uw bedrijf. Lees hieronder wat de voordelen van beide opties zijn en wanneer u beter een kopieerapparaat of multifunctional (ook printen, scannen en faxen) kunt huren of juist kopen.

Kopieermachine huren / leasen

Heeft u slechts voor een korte termijn een kopieerapparaat nodig, bijvoorbeeld voor een paar dagen tot enkele weken? In dat geval kunt u het beste tijdelijk een kopieermachine huren. Denk hierbij aan situaties als een tijdelijke kantoorruimte, een beurs of congres, bouwprojecten, bepaalde evenementen of de uitbreiding van de printcapaciteit tijdens piek periodes binnen uw bedrijf.

Als u voor een langere termijn een kopieermachine nodig hebt of een multifunctional (kopieerapparaat, printer, scanner en fax in één) is het vaak een ander verhaal. U kunt er dan zowel voor kiezen om een machine te huren of leasen als om er een te kopen. Het grote voordeel van huren is dat het geen grote investering vraagt en u gelijk gebruik kunt maken van alle functionaliteiten. Daarbij betaalt u steeds een vast bedrag voor de maandelijkse lasten waarbij de service en het onderhoud inbegrepen zijn, zodat u niet voor vervelende situaties komt te staan. Bovendien kunt u er voor kiezen om ook de verbruiksartikelen (toners en papier) in het service contract mee te nemen, zodat u zich hier ook geen zorgen meer over hoeft te maken en nooit zonder zit. De meeste bedrijven kiezen er daarom ook op de lange termijn voor om een multifunctional te huren.

Kopieermachine kopen

Soms kan het ook rendabel zijn om een kopieermachine te kopen. Als u voor een lange termijn een kopieerapparaat of multifunctional nodig hebt binnen uw bedrijf kunt u er ook zelf een aanschaffen. Dit kan financieel aantrekkelijk zijn als u in aanmerking komt voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek en daarnaast kunt u zelf de periode bepalen waarover u de multifunctional afschrijft. Als de machine daarna nog goed is en u hem kunt blijven gebruiken na de afschrijvingsperiode, betaalt u bovendien alleen nog maar de variabele verbruikskosten en het onderhoud.

Omdat het hierbij om grote investeringen gaat moet uw bedrijf wel kapitaalkrachtig genoeg zijn. U kunt er natuurlijk ook voor kiezen om een tweedehands kopieerapparaat aan te schaffen, een gebruikte machine is vaak een stuk goedkoper.

Als u zelf een machine aanschaft krijgt u uiteraard wel te maken met verbruiksmaterialen (papier, drums en toners) en onderhoud. Ook als u zelf een machine koopt kunt u bij MFP Deals een service contract afsluiten zodat u ervan verzekerd bent dat uw multifunctional periodiek een onderhoudsbeurt krijgt, op directe support kan rekenen van een onderhoudsmonteur in geval van storingen of schade en eventueel ook de supplies tijdig worden aangevuld. Wij adviseren u daarom altijd een onderhoudscontract af te sluiten, zodat u niet alsnog tegen vervelende verrassingen aanloopt.

Huren of kopen?

Op korte termijn bent u altijd het beste af door een kopieermachine te huren. Op lange termijn kunt u er voor kiezen om zelf een multifunctional aan te schaffen (eventueel een tweedehands exemplaar), maar in de praktijk kiezen 9 van de 10 bedrijven er toch voor om een machine te huren / leasen in plaats van te kopen.

Twijfelt u wat voor u de beste keuze is? Wij helpen u graag verder op weg met kiezen van de juiste oplossing. Neem contact met ons op via het contactformulier of vul gelijk het offerte formulier in zodat wij een passend advies kunnen doen.